http://hawkhouse.ru/wp-content/uploads/2017/08/img-5_25-08-17.jpg		

Автоматизация бизнес-процессов в аутстаффинговых компаниях и HR-отделах

captcha

Автоматизация бизнес-процессов упрощает жизнь – это аксиома, не требующая доказательств. В этой статье мы поговорим о перспективах, которые дает автоматизация в сферах аутстаффинга и рекрутинга.

Аутстаффинг и его задачи

Термин «аутстаффинг» образован от английских слов out — «вне» и staff — «персонал». Суть процесса: компания-аутстаффер нанимает сотрудников и берет на себя их полное обеспечение, а по заказу передает рабочую силу другому предприятию. При этом нанятые специалисты работают по договору, в котором указан перечень работ, время и место их выполнения. То есть люди формально состоят в штате одной компании, а фактически работают в другой.

Процесс аутстаффинга

Аутстаффинг – это возможность привлекать к работе персонал другого предприятия

Сходство между аутстаффингом и аутсорсингом очевидно. Но отличие в том, что в первом случае речь идет о краткосрочных отношениях – чаще всего нанимаются неквалифицированные рабочие (кассиры, грузчики, горничные, курьеры и т. п.) для выполнения отдельных операций. Во втором – на долгосрочное обслуживание высококвалифицированным специалистам передается часть бизнес-процесса или бизнес-процесс целиком (бухгалтерский учет, разработка ПО, call-центр и т. п.).

В задачи компании-аутстаффера входит наем работников, оформление всех необходимых документов и зарплатных карт, произведение оплаты труда, больничных, отпусков, управление персоналом, обучение, страхование (при необходимости), подготовка отчетной документации в налоговую и другие госорганы.

Предприятие-заказчик имеет возможность в любое время запросить нужных специалистов и оплатить только фактически отработанные часы. Почему это выгоднее, чем нанимать своих работников?

  • Не придется раздувать штат, что особенно удобно, если привлекать сотрудников нужно время от времени.
  • Можно сократить численность собственного отдела кадров.
  • Снизить затраты на подбор и наем работников.
  • Оптимизировать налогообложение (можно работать как малое предприятие и пользоваться налоговыми льготами).

Аутстаффинг – явление новое для России, но его удобство быстро оценили в бизнес-среде, поэтому количество аутстаффинговых компаний увеличивается, а вопрос об автоматизации бизнеса весьма актуален.

Рекрутинг и его задачи

Рекрутинг – это процесс подбора персонала, основная обязанность HR-отделов предприятий, кадровых агентств и сайтов по поиску работы.

Рекрутинг

Основная цель рекрутинга – найти подходящего сотрудника

Главные задачи рекрутинга – поиск, подбор, оформление и адаптация новых сотрудников, их обучение, поощрение. Для удобства учета и анализа в этой сфере тоже важна автоматизация.

С какими сложностями сталкиваются аутстаффинговые компании без автоматизации?

В начале своей деятельности главная задача аутстаффера – найти двух-трех клиентов, которым нужна рабочая сила, подобрать для них персонал, заключить с работниками трудовые договора, договора временной занятости или ГПХ и начать предоставлять их во временное «пользование» клиентам.

Схема понятна, нет никаких сложностей, пока число клиентов 5–10: процесс можно контролировать вручную, составляя таблицы в Excel. Все работники и тем более клиенты известны чуть ли не поименно. Вручную можно отмечать навыки сотрудников, возможность работать в выходные дни, даты отпуска и т. п. При подборе кадров достаточно отфильтровать данные по требованиям, обзвонить персонал и согласовать выход на работу.

Обзвон сотрудников аутстаффинговой компании

Вести учет небольшой аутстаффинговой компании можно вручную

Когда бизнес начинает расти, возникают сложности.

  1. Потеря входящих запросов, несвоевременная и неудовлетворительная отработка заявок.

    Клиентов становится много, трудно удержать в голове всю информацию. Пока сотрудник подбирает персонал по одному обращению, он забывает о заявке от нового клиента. Как результат – потеря выручки и лояльности клиента.

    Когда используются несколько каналов коммуникации (телефон, электронная почта, сайт, таблицы Excel), потери данных неизбежны. Человеческий фактор приводит к снижению качества работы.

    Чтобы заявки обрабатывались своевременно и качественно, нужен регламент для фиксации поступающих запросов и передачи требований в отдел, осуществляющий набор и вывод персонала на объекты заказчиков. Без информационной системы такой процесс организовать невозможно.

  2. Рост расходов по привлечению нового персонала.

    Бизнес растет, и сотрудники, подбирающие персонал, не в состоянии помнить, у кого какая квалификация и ограничения. В результате, чтобы быстрее закрыть заказ, предлагаются одни и те же люди, как правило, из числа тех, кто был задействован недавно, а другие в то время остаются без работы. А ведь были понесены маркетинговые расходы на их поиск. Забытые сотрудники недовольны, расходы по привлечению нового персонала растут.

  3. Существенно затягивается процесс получения дебиторской задолженности.

    Чтобы получить от клиента деньги за оказанные услуги, нужно составить акт и выставить счет. Но для начала понять, сколько услуг в человеко-часах мы ему оказали. На практике нередко случаются ситуации, когда сотрудники опаздывают, отпрашиваются, не выходят на работу, возможны разногласия: клиент озвучивает одно количество отработанных человеко-часов, а мы выводили персонал на другое – большее. Не имея автоматизированной системы, где с обеих сторон фиксируются время работы и объемы, такие противоречия разрешаются сложно и долго.

    Кассовый разрыв

    Автоматизация позволяет существенно сократить время сверки и ускорить получение дебиторской задолженности

    Как показывает практика, без автоматизации такая сверка занимает до 20 дней, а если еще учесть 30-дневный период отсрочки, процесс может затянуться почти на 2 месяца. Но персоналу нужно платить сейчас. Деньги приходится брать у инвесторов или обращаться в банки, а это предполагает уплату процентов, то есть расходы снова растут, эффективность бизнеса падает.

    После внедрения информационной системы процесс сверки в самых сложных случаях занимает до 5 дней. Как это выглядит? Автоматически выводится отчет по отработанным человеко-часам и отправляется клиенту. Если он с чем-то не согласен, ему перенаправляются листы учета рабочего времени, с которыми он сверяется – это удобно и быстро.

  4. Сложность контроля и объективной мотивации.

    Вручную невозможно качественно контролировать многие моменты, например, своевременное продление действия медицинских книжек, время фактического выхода на работу. С автоматизированной системой это легко осуществимо. К тому же можно грамотно выстроить систему мотивации для поощрения сотрудников за хорошую работу.

Как видно, автоматизация дает отличные перспективы для развития бизнеса и повышения его эффективности.

Совместимость автоматизации с текущими процессами

Автоматизация бизнес-процессов

Автоматизируются только хорошо налаженные процессы

Процессы первичны, автоматизация вторична. То есть перед внедрением автоматизации важно грамотно организовать бизнес-процессы.

Как правило, клиенты, которые решили внедрять информационную систему, имеют более-менее налаженную схему работы. К тому же предлагаемая HHI система уже содержит организованные процессы, которые нередко совпадают с клиентскими. Нужно только адаптировать их под специфику работы клиента, чтобы учесть все нюансы.

Внедрение автоматизации всегда начинается с анализа ситуации и сбора требований:

  • анализируется информация о том, как бизнес-процессы протекают сейчас;
  • собираются требования к системе путем опроса ключевых сотрудников с целью понять, как, по их мнению, должны быть устроены бизнес-процессы;
  • осуществляется формализация и оптимизация бизнес-процессов.

Мы имеем большой опыт в автоматизации работы с персоналом и оказываем консалтинговые услуги в этом направлении.

Кейс по внедрению системы автоматизации в аутстаффинговой компании

Недавно HHI была проведена автоматизация в кадровом агентстве «Наши кадры», которое занимается подбором низкоквалифицированного персонала для крупных сетевых магазинов.

Главными проблемами компании были потери входящих запросов и невозможность контроля качества взаимодействия с клиентами. Было предложено решение: внедрить автоматизированную систему на платформе AMBER CRM. Сделано следующее:

  • база данных персонала перенесена в новую систему;
  • организовано ведение переговоров с клиентами в AMBER CRM;
  • автоматизирован запуск подбора персонала;
  • усовершенствован функционал добавления новых клиентов и объектов;
  • внедрены новые договоры с фиксированными ставками;
  • реализована функция регистрации заявок с автозапуском для их удобного закрытия и расчета заработка работников;
  • настроены отчеты для оценки эффективности работы.

В результате бизнесом стало проще управлять, появилась возможность масштабирования без потери качества работы. Существенно сократилось время на обработку заявок и составление отчетов.

Автоматизация позволяет держать руку на пульсе событий

Автоматизация решает проблемы бизнеса и обеспечивает конкурентное преимущество

Кроме того, на базе учетной системы можно создавать дополнительный функционал, помогающий зарабатывать деньги. К примеру, внедрить интеллектуальную систему телефонии.

Что это такое? Разберем на примере.

Допустим, к нам поступил заказ с определенным набором характеристик для персонала. Без автоматизации по этим критериям приходилось фильтровать данные сотрудников вручную. Из полученного списка убирать уже задействованных на этот период времени людей, тех, у кого выходной, отпуск и т. п.

На выходе оставалось, к примеру, 1000 человек. Каждому из них нужно позвонить. Для снятия трубки и набора номера требуется в среднем 10 секунд (и это без учета снижения производительности со временем). Умножим 10 секунд на 1000 человек, получим 2,78 часа. Почти 3 часа только на набор номеров! Не очень-то эффективно.

HHI предлагает внедрение автоматизированных контакт-центров. В него загружается пул данных персонала, который потенциально может быть выведен. Система в автоматическом режиме, исходя из качества дозвона, осуществляет звонки в несколько потоков и, как только дозванивается до человека, подключает оператора контакт-центра, который с ним разговаривает.

Это очень удобно и эффективно. А в цифрах выгладит так:

  • до внедрения системы утилизация времени оператора составляла около 20 % – из 8 рабочих часов оператор общался только 1,6 часа, остальное время набирал номера и ждал ответа;
  • после внедрения системы утилизация времени оператора составляет 80–90% – из 8 рабочих часов оператор не работает только 1,6 часа, остальное время ведет переговоры.
Автоматизированный контакт-центр

Внедрение интеллектуальной системы телефонии в рамках автоматизации обеспечивает более эффективный расход рабочего времени операторов

Реализовать данный сервис можно на платформах AMBER и Oktell. Последняя предлагает в основном параметрические настройки, что очень удобно.

Система автоматизации также позволяет настроить другие удобные опции, к примеру, автоотправку смс-сообщения на номер сотрудника с напоминанием о выходе на работу за несколько часов до смены.

Может ли автоматизация аутстаффинга быть совмещена с автоматизацией рекрутинга?

Во многом подходы к автоматизации аутстаффинга и рекрутинга схожи, поэтому вполне могут быть совмещены. Но мы бы хотели остановиться на таком вопросе, как оптимизация маркетингового бюджета.

Главная задача рекрутинга – привлечь специалистов нужной квалификации. Как это делается? С помощью рекламных объявлений в интернете и СМИ. Реклама стоит денег, и чем она эффективнее, тем продуктивнее работа.

Автоматизация позволяет оценить эффективность рекламы и отсеять каналы, отклики по которым нерезультативны. В своей практике мы столкнулись с такой ситуацией: компания давала дорогую рекламу в один из печатных журналов, направляя туда большую часть маркетингового бюджета. Звонков было много, и это создавало видимость эффективной работы. Но только после внедрения автоматизированной системы удалось отследить, что, несмотря на широкую воронку откликов, большинство из них неэффективны, так как звонки совершали сами сотрудники журнала для привлечения рекламодателей.

Сразу после этого маркетинговый бюджет был перераспределен, эффективность работы возросла.

Автоматизация рекрутинга

Автоматизация рекрутинга позволяет добиться увеличения скорости обработки заявок соискателей и прозрачности контроля

Кроме оптимизации расходов по рекрутингу, есть и другие плюсы автоматизации. И, прежде всего, это высокая скорость и четкость процесса оформления персонала: анкетирование, подготовка полного пакета документации по закону, при необходимости обучение персонала, медицинское обследование – все это автоматизируется. После чего вести учет, делать выборки, составлять отчеты становится намного проще.

Когда стоит задуматься об автоматизации и какому продукту отдать предпочтение?

На начальном этапе работы Excel, 1С, Outlook прекрасно справляются с потребностями бизнеса. Пользоваться этими инструментами можно до тех пор, пока клиентская база не превысит 7–10 заказчиков на каждого менеджера. Почему? Психологи утверждают, что одновременно удерживать в уме можно 7 объектов. У нас есть программная помощь, так что этот предел можно расширить до 10. Но не более.

Когда приходится одновременно обрабатывать большее количество заявок, потери неизбежны, поэтому нужно задуматься об автоматизации.

Готовых решений для аутстаффинга и рекрутинга на рынке практически нет, разработка заказных продуктов обходится дорого. А предлагаемая компанией HHI система автоматизации относительно легко и быстро адаптируется под процессы конкретного бизнеса, поэтому по праву может претендовать на звание лучшего решения для этой сферы бизнеса.