http://hawkhouse.ru/wp-includes/images/media/default.png		

Автоматизация документооборота строительной компании на платформе AMBER

captcha

Деятельность строительных компаний регулируется большим числом нормативных актов и требует не только согласования документов в строго определенном порядке, но и регулярного изменения формы документов.

Масштабы документооборота – еще одна причина, по которой строительные компании все чаще внедряют системы электронного документооборота (СЭД): на ноябрь 2016 г. доля строительных компаний составила 8 % от всех проектов по автоматизации. Впереди только госсектор и финансовая сфера.

Сотрудники строительных компаний, занимающиеся документооборотом, должны:

  • работать с входящими, исходящими и внутренними документами;
  • контролировать исполнение документов и заданий;
  • готовить и согласовывать проекты документов;
  • вести документооборот с контрагентами – поставщиками, заказчиками, инвесторами, подрядчиками – и мониторить исполнение обязательств;
  • готовить проект строящегося здания, фиксировать нарушения, вести проектно-сметную документацию и др.;
  • оформлять акты выполненных работ.

Когда объем документооборота, до этого момента не автоматизированного, начинает мешать эффективному ведению бизнеса, требуется ввод СЭД. Канд. ист. наук М. П. Бобылева указывает, что внедрение СЭД целесообразно в том случае, когда ежегодный документооборот компании превышает 4–4,5 тыс. единиц.

СЭД дает выгоду:

компания меньше тратит средств на бумажный документооборот;

сотрудники компании тратят меньше времени на непроизводительные работы (практика показывает, что после внедрения СЭД сотрудники тратят в два раза меньше времени на работу с документами).

Каким образом это было реализовано?

Крупная строительная компания

Крупная строительная компания всегда имеет большой документооборот

С какими проблемами столкнулся клиент?

В компанию HHI обратились представители строительной фирмы с заявкой автоматизировать документооборот в их компании. При работе с документами сотрудники компании сталкиваются с такими проблемами:

  • Исполнение поставленных задач не контролируется.
  • Печатные формы документов формируются вручную.
  • Поступающие и исходящие документы не хранятся на отдельном сервере.
  • Процесс сбора информации для аналитики по выполнению договорных отношений не автоматизирован.

Как происходил документооборот на практике?

Если рассмотреть на примере порядок представления ежемесячной отчетности, становится очевидной необходимость ввода СЭД.

Срок исполнения

Исполнитель

Получатель

Представляемая документация

Отчетный месяц

До 30-го числа

Ведущие прорабы

Сметно-договорной отдел (СДО)

Акты выполненных за месяц работ по форме КС-2.

Накопительная ведомость по выполненным работам: отчет подписывает начальник участка, утверждают первый заместитель, генеральный директор и главный инженер

Месяц, следующий за отчетным

До 1-го числа

Начальник СДО

Заказчик

Справка о стоимости выполненных работ и затрат по форме КС-3.

Акт приемки выполненных работ

До 3-го числа

Ведущие прорабы

Отдел кадров

Табели учета рабочего времени

СДО

Проверка и подтверждение субподрядных работ, которые согласовывают прораб и главный инженер

До 5-го числа

Материально- ответственные лица

Акты на списание товарно-материальных ценностей

Отдел кадров

Бухгалтерия

Табели учета рабочего времени

Согласование и утверждение форм КС-2 и КС-3 заказчиком

До 6-го числа

Ведущие прорабы

СДО

Отчеты по форме М-29.

Акты на перерасход и экономию материала

До 8-го числа

СДО

Производственно-технический отдел (ПТО)

Проверка и передача форм М-29

До 10-го числа

ПТО

Проверка и утверждение у главного инженера и прорабов формы М-29

До 11-го числа

ПТО

Бухгалтерия

Документы на списание товарно-материальных ценностей

До 15-го числа

СДО

Бухгалтерия

Реестр выполненных строительно-монтажных работ.

Формы КС-2 и КС-3

Кроме того, каждый понедельник, следующий за отчетной неделей, ведущие прорабы представляют в бухгалтерию реестр и документы на приход товарно-материальных ценностей.

Отсутствие автоматизированной системы при таком документообороте в рамках только составления и утверждения ежемесячной отчетности существенно мешало эффективному развитию бизнеса. Между тем в основные потоки документации входило также заключение договорных отношений с заказчиком и субподрядчиком, согласование и визирование договоров:

  • генподряда;
  • подряда;
  • выполнения проектных работ;
  • услуги;
  • поставки;
  • купли-продажи;
  • аренды;
  • страхования;
  • займа;
  • кредитования.

Постановка цели и задач

Основные цели системы автоматизации: сокращение времени по оформлению и согласованию договоров, оперативное управление документооборотом, исключение потери документов (что неизбежно при «ручном управлении» большими объемами документов).

Главными задачами внедряемой СЭД были:

  • Создание единой базы документов компании.
  • Ведение базы всех контрагентов.
  • Регистрация документов в системе.
  • Контроль за исполнением сроков согласования документов и любых поставленных задач.
  • Быстрое создание печатных форм документов.
  • Автоматизация процесса формирования аналитических отчетов по договорам.
Беспорядок в документах – SOS!

Автоматизация обеспечивает порядок в документации, ускоряет работу и упрощает управленческий контроль

Результаты аудита

Специалисты HHI провели технический аудит бизнес-процессов и определили следующее:

  1. В компании используют одноранговую локальную сеть, без централизованного управления (домена). Из-за этого увеличивается время обслуживания пользовательских станций.
    • Кроме того, нет единой политики безопасности: сохранность конфиденциальной информации под угрозой, т. к. компьютеры сотрудников не запаролены.
    • Отсутствует контроль программного обеспечения: не исключено использование нелицензионных программ. За это компанию могут оштрафовать. Кроме того, такое ПО нередко содержит вредоносные вложения, через которые конфиденциальные данные могут украсть или уничтожить.
  2. Нет выделенного сервера – файл-хранилища, что не позволяет быстро (а иногда не позволяет вообще) восстановить данные в случае сбоя, поломки оборудования, при форс-мажорных обстоятельствах (пожаре, затоплении и пр.). Таким рискам подвергаются все данные, в том числе база 1С.
  3. Сотрудники фирмы в качестве сетевого оборудования, обеспечивающего доступ в интернет, используют оборудование, предназначенное для домашнего применения.
    • Такое оборудование не позволяет использовать интернет на полную мощность, может стать причиной его нестабильной работы в моменты пиковых нагрузок. Автоматическое и «горячее» переключение на резервную линию в случае сбоев у основного провайдера на таком оборудовании тоже невозможно.

Что сделано в рамках проекта

В рамках модернизации ИТ-инфраструктуры компании специалисты HHI:

  • Создали доменную сеть с централизованной политикой безопасности и ограничениями на установку пользовательского ПО.
  • Выделили отдельный сервер для хранилища файлов, резервную копию с которого будут снимать дважды в день и хранить на протяжении 7 дней. Это снизило риск повреждения и потери данных.
  • Установили коммерческое коммутационное оборудование, которое обеспечит минимальные простои при любых проблемах с провайдером.
  • Обеспечили техническую поддержку специалистов в режиме 24 х 7.
Доработка ИТ-инфраструктуры

Модернизация ИТ-инфраструктуры

Автоматизация системы документооборота была проведена в 3 этапа.

На первом этапе:

  • Предоставили лицензии AMBER на 40 пользовательских мест.
  • Автоматизировали бизнес-процессы по заключению договоров с заказчиками, субподрядчиками, по визированию договоров услуг, поставки, купли-продажи, аренды, страхования и займа.
  • Автоматизировали процесс создания ежемесячной отчетной документации и ведения заявок по материалам.
  • Доработали раздел с договорами, процесс занесения справочников и объектов, добавили поля в существующие объекты, настроили формы, права доступа.
  • Интегрировали систему с почтовым сервером.
  • Создали 10 необходимых печатных форм.
  • Разработали форму итогового ежемесячного отчета.
  • Создали инструкции и видеоуроки по работе с документами в обновленной системе.
  • Провели вводное обучение.

На втором этапе: реализовали функцию уведомления исполнителя по договору, руководителя и ГД за 30 дней о наступлении сроков выполнения обязательств (push и почта).

На третьем этапе: организовали информационно-техническую поддержку на 1 год для 40 пользователей.

Продолжительность первого этапа – 3 недели, второго – 2 недели. Все работы специалисты выполнили в оговоренный срок.

Результаты

Внедрение специалистами Hawk House Integration СЭД позволило заказчику:

  • контролировать в режиме реального времени отчет о выполнении работ по задачам договора;

Название договора

Наименование работы

по договору

Задача

Статус выполнения

Дата начала

Дата завершения

Ответственный

Договор 1

Работа 1

Задача 1

В планах

дата начала

дата завершения

Иванов И. И.

Задача 2

Выполнена

дата начала

дата завершения

Иванов И. И.

Работа 2

Задача 1

Выполнена

дата начала

дата завершения

Иванов И. И.

Договор 2

  • оптимизировать процессы согласования договоров и иных документов;
  • исключить возможность потери документов.

Залог успешной автоматизации документооборота в строительстве – это автоматизация не только договоров, но и всей проектной документации, постоянный контроль за ее движением. Внедрение СЭД — это вопрос эффективного управления строительной компанией. Специалисты HHI помогут вам автоматизировать документооборот и сделать его прозрачным и контролируемым.